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信息化赋能人事档案管理

日期:2024年06月11日 09:35 来源:中国档案报

       人才是第一资源。人事档案蕴含丰富信息,与医院人才梯队建设、人才选拔培养等息息相关,是医院档案管理工作的重点,也是医院高质量发展的基础。然而,职工总量多、业务分支广、领域复杂等客观情况,使得医院人事档案管理效能较低,急需有力抓手和工具来突破瓶颈。福建医科大学附属协和医院顺应信息技术发展潮流,以人事档案信息化建设为牵引,以人事档案管理系统建设为抓手,加强技术、功能、工作机制等方面的创新,不断推动利用便捷化、服务高效化、管理精细化,取得了良好的经济效益、社会效益和管理效益。


       一、实施背景


       1.智慧型、服务型医院建设的内在要求


       2023年3月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善医疗卫生服务体系的意见》,提出“积极运用互联网、人工智能等技术”“发挥信息技术支撑作用”等要求。该院“十四五”规划也将信息化助力智慧型、服务型医院建设列为主要目标。大力推动人事档案信息化建设正是提高医疗卫生服务质量的题中之义。因此,该院大力加强人事信息整合、编辑、管理,使之在医院人才培养与管理、战略决策制定与实施等方面发挥更大价值,进一步增强医院发展的核心竞争力。


       2.管理效能纵深提升的呼唤


       人事档案是个人求学、参工、职称评聘、工作表现等情况的真实记录和直接反映,是医院进行人力资源管理过程中最客观可靠的依据,在助推医院高质量发展中发挥着重要作用。通过对大量人事档案信息的分类、提取、分析、利用,能够帮助医院更好地跟踪和管理员工职业发展情况。如,通过分析医生的学历层次、学术成果、奖惩情况等指标,可以更好地为其匹配合适的岗位,提出潜在的晋升候选人等。这些数据不仅是医生成长的重要记录,还是医院制定发展战略的有力参考,可据此预测人才流动趋势等,为优化医院人才结构、打造特色有竞争力的人才队伍等提供信息支撑。从微观角度来说,信息系统能够实现全程留痕,较纸质档案管理更易监管追溯,符合医院精细化管理的需要。


       二、创新做法


       1.技术创新


       一方面,对多元技术架构加以组合优化。采用成熟、稳定的JAVA技术,不依赖特定厂商的技术平台,遵循J2EE标准和规范等国际国内通行的软件技术规范。选择较为成熟的人力资源信息化产品,尽量减少程序开发的比重,避免因整体性能不稳定而导致安全风险。买断人事档案信息管理系统知识产权,规避外部因素干扰,最大限度地保护安全与隐私。


       另一方面,加强应用系统集成。实现人员信息由分散管理向集中管理转变,是该院人事档案信息化的重要任务。因此,加大研发力度,采用灵活的多层应用架构并应用集成技术、门户技术(Portal)等,将人事档案管理系统和医院平台及相关业务系统进行整合,包括身份认证系统集成、智慧医院集成等,通过全链条的无缝对接,实现数据和功能的完整迁移。同时,注重将云计算、大数据、人工智能、区块链、移动互联网等技术嵌入其中,实现人事档案信息云端存储,确保数据不可篡改等。


       2.功能创新


       系统功能的升级主要表现在3个方面。


       一是便利化。通过系统,可对机构基本信息(包含机构名称、编码、上级单位等)进行填写、编辑、查看,可进行机构设立、撤销、合并等业务的管理,可实现批量导入或导出等。突出信息可视化,在网页端灵活便捷地设计制作统计报表,将全院干部职工约2600份干部任免表数据全部导入系统,并与中组部干部任免审批表编辑器对接。


       二是集约化。一方面,建立全院统一的职工档案信息库,既能根据需要对职工信息项目灵活增加、修改,又能在人员职位、履历等信息变动后,及时更新数字档案馆、纸质档案库房的相应信息,做到超链接与实体位置的严格对应。另一方面,实现职工报到入职、转正定级、岗位与职务调整、离退休业务办理、去世信息登记和抚恤金发放等全流程管理,将业务办理过程与职工人事档案信息的变动进行关联。


       三是自助化。将自动化流程放到关键位置加以考量。如,在劳动合同即将到期或延期时,由系统自动发送消息提醒相关人员,还支持新签、续签、重签、终止等业务办理及合同信息登记等。系统将根据不同合同类型,定义不同的模板,并可进行文本在线打印。又如,采用规范化流程引擎这一自动化工具,当员工入职、晋升、离职时,将自动触发相应的流程步骤,减少人工干预和误操作。再如,员工可在系统上自助申请档案转入,进行进修、婚姻状态、学历等信息修改等。系统还嵌入员工薪资、固定资产登记等模块,供员工自行查看。


       3.工作机制创新


       借助人事档案管理系统建设契机,形成一套从文件材料收集、整理、归档到档案查阅利用的完整管理制度,明确了各项工作的流程、责任分工和执行标准,严格规定了档案管理的责任和权限。


       考虑到人事档案包含了干部职工诸多个人信息,这些信息涉及隐私,有很强的敏感性,因此,在系统设计和建设中尤为重视安全问题。设置了不同级别的查阅和编辑权限,确保只有授权人员才能接触这些信息。建立了全程可追溯的档案查阅机制等。


       更为可喜的是,在系统建设过程中,医院人事部门与信息部门通力合作,将人事档案管理的需求、目标、标准、要求等通过信息系统的各模块固化下来,有力提升管理科学化、规范化水平。


       系统的强大功能和易用性也使决策层和管理层将之作为全方位、立体化了解干部职工的有力工具,从而提升了对人事档案工作重要性的认识,营造了重视档案价值、加大投入保障的良好环境。


       三、实施成效


       1.管理效益


       精细化管理强调精准化、规范化和持续性,人事档案信息系统建设鲜明体现了这一点。就档案管理本身而言,通过将所有员工的档案信息集中存储在一个平台上,可实现快速检索与查阅,极大提升了管理效能。从人力资源管理角度,在系统中嵌入开发与培训、员工职业生涯规划、绩效考核、分析和决策支持等功能,能够充分挖掘人事档案数据价值。如,结合医院战略发展规划、科室业务特点等,识别不同岗位、层级、年龄段员工的知识技能短板和潜力,从而根据具体需求,制定个性化、针对性的培训计划。


       2.经济效益


       一方面,降低手工管理的时间和人力成本,减少对物理存储空间的要求,节约大量存储成本,直接提升经济效益。另一方面,通过对员工培训记录、绩效评估和职业发展等信息的追踪,制定符合实际的激励政策,激发积极性,提高整体服务质量和水平,间接带动医院经营。


       3.社会效益


       将维护信息数据安全放在重要位置,有效防止个人信息数据外泄、滥用等风险。对档案数据进行静态结构分析、动态追踪分析、趋势分析等,帮助决策层从整体上进行组织机构与人员配置的优化,从而进一步为患者提供高质量的诊疗服务。


       从已有实践中,可以清晰看到档案信息化建设的重要助推作用。因此,推动医院医、教、研、管等各方面工作再上新台阶,加速智慧型、服务型医院建设,要将档案信息化工作放在更为突出的位置,久久为功地加以推进。


       原载于《中国档案报》2024年6月6日 总第4145期 第四版